Als archivaris bij de RvdK ben je verantwoordelijk voor het beheer van zowel de fysieke en digitale archieven en medeverantwoordelijk voor het inrichten van het archiefbeheer in onze (toekomstige) systemen. Het doel is om de kwaliteit van het archief te verhogen. Je bent zowel met informatie uit het verleden, het heden als de toekomst bezig.
De RvdK bezit een omvangrijk primair proces archief. Het is van belang dat informatie duurzaam toegankelijk wordt gemaakt, maar óók dat informatie tijdig wordt vernietigd wanneer we deze niet langer mogen bewaren. Een van de lopende projecten is daarom het verwerken van het archief, hier valt zowel digitaliseren als het overbrengen naar het Nationaal Archief als vernietigen onder. Je coördineert dit project en ziet toe op het operationele Archief Actie Team (AA-Team).
Daarnaast heeft de RvdK archief uit bestuurlijke- en bedrijfsvoeringsprocessen. Ook dit archief moeten we duurzaam toegankelijk moeten maken of vernietigen. Hiervoor zal een traject moeten worden gestart van o.a. analyse, selecteren, schonen, bewaren of vernietigen. Dit doe je vooral projectmatig.
Naast de verantwoordelijkheid voor bovenstaande taken heb je een kaderstellende en uitvoerende rol binnen de organisatie. Je ontwikkelt o.a. instrumenten en kaders voor digitale archivering, werkt mee aan het opstellen van archiefbeleid (archiving-by-design) en adviseert over zaakgericht- en procesgericht werken. Dit alles doe je in nauwe samenwerking met de adviseurs informatiehuishouding.
Je voert o.a. de volgende werkzaamheden uit:
- Het coördineren van het project ‘verwerken papieren archief’ en Archief Actie Team;
- Het opstellen en beheren van de kaders voor archiefbeheer;
- Het coördineren en controleren van het vervangingsproces;
- Het coördineren en uitvoeren van het vernietigingsproces;
- Het coördineren en uitvoeren van het overbrengingsproces;
- Het opstellen van archiefbewerkingsplannen en werkinstructies, en het coördineren van de uitvoering hiervan.
- Je adviseert het ontwikkelteam informatiehuishouding m.b.t. vragen die er spelen over informatie die is opgeslagen in de document- en recordmanagementsystemen.
- Het opstellen en uitvoeren van kwaliteitstoetsen, meetinstrumenten en risicoanalyses en het doen van verbetervoorstellen;
- Je adviseert in het ontwikkelteam over de nieuwe archiefwet– regelgeving;
- Je onderhoudt contacten met de justitiële informatiedienst van het Ministerie JenV.
Je wordt onderdeel van het ontwikkelteam informatiehuishouding, een team dat met veel gedrevenheid werkt aan de ambities op het gebied van informatiehuishouding. Vanuit het ontwikkelteam verbeteren we het informatiebewustzijn en stimuleren we onze raadsmedewerkers (alle raadsmedewerkers zijn informatieverwerkers) om op de juiste wijze met informatie om te gaan.